Zakupy w dużych firmach - Oferteo.pl
  • »
  • Akademia
  • »
  • Zakupy w dużych firmach

Zakupy w dużych firmach

Dobre praktyki dokonywania zakupów w dużych firmach opierają się na określonych zasadach, które warto prześledzić krok po kroku. Poniżej znajduje się pełna procedura w punktach.

1. Zapytanie o informację

W przypadku, gdy rozpoczynamy budowanie relacji biznesowych lub też mamy słabe pojęcie o aktualnych trendach rynkowych w danej branży, warto posłużyć się zapytaniem o informację.

Zapytanie o informację (ang. Request for Information, RFI) - jest to postępowanie mające na celu rozpoznanie aktualnej sytuacji na rynku ofert w danej branży. Skierowanie RFI do potencjalnej grupy kontrahentów jest wstępnym etapem poszukiwania partnerów do współpracy.

Zapytanie o informacje może być również stosowane w połączeniu z zapytaniem ofertowym bądź przetargiem. Dzięki wysłaniu RFI do szerokiej bazy potencjalnych kontrahentów zdobędziemy wiedzę na temat usług dostępnych na rynku oraz związanym z nimi zakresem prac i obowiązków. Pozwoli to na przygotowanie precyzyjnej treści zapytania ofertowego lub przetargu, zgodnej z możliwościami wykonawczymi dostawców, którym zostanie powierzona realizacja danego zlecenia.

2. Umowa o zachowaniu poufności

Jeśli nawiązaliśmy już kontakt z potencjalnymi kontrahentami i prowadzimy z nimi wstępne rozmowy związane z przedmiotem umowy, często konieczne jest ujawnienie pewnych informacji, które nie powinny trafić do osób spoza grona zainteresowanych. W takiej sytuacji należy pamiętać, by zawrzeć ze wszystkimi osobami, biorącymi udział w rozmowach, umowę o zachowaniu poufności, która uchroni naszą firmę przed zgubnymi skutkami „wycieku” danych.

Umowa o zachowaniu poufności (ang. Non-Disclosure Agreement) jest to porozumienie pomiędzy przedsiębiorcami, którzy rozpoczęli negocjacje w sprawie zawarcia umowy. Jest formą zabezpieczenia stron przed wykorzystaniem lub ujawnieniem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, a zarazem niezbędnych do realizacji warunków umowy.

3. Przetarg

Jeśli dysponujemy dostateczną wiedzą na temat rynku ofert w interesującej nas branży, możemy zaprosić firmy do składania ofert na wykonanie konkretnej usługi bądź dostarczenie produktu. Najpopularniejszym sposobem wyboru takiej oferty jest przetarg.

Przetarg jest jedną z form zaproszenia do składania ofert na wykonanie danej usługi bądź dostawę produktu. Celem przetargu jest wybór najkorzystniejszej pod każdym względem oferty, zgodnie z ustalonymi w specyfikacji warunkami. Przetarg otwarty (nieograniczony) występuje wtedy, gdy jego treść umieszczona jest w źródłach powszechnie dostępnych, jak prasa branżowa, biuletyny informacji publicznej i skierowany jest do nieograniczonego kręgu zainteresowanych. Z przetargiem zamkniętym (ograniczonym) mamy do czynienia wtedy, gdy jego treść nie jest podawana do publicznej wiadomości, lecz skierowana bezpośrednio do wybranych osób, firm lub instytucji.

4. Zapytanie ofertowe

Jedną z form wyboru najkorzystniejszej oferty spośród wielu propozycji firm jest zapytanie ofertowe - narzędzie często stosowane w biznesie. Dzięki precyzyjnie sformułowanej treści pomaga dotrzeć tylko do tych oferentów, którzy są zainteresowani realizacją konkretnego zlecenia. Zapytanie ofertowe może być stosowane jako konwencjonalna forma wyboru oferty zarówno przez firmy, instytucje, jak i osoby fizyczne.

Zapytanie ofertowe (ang. Request For Proposal) jest to zaproszenie firm i osób prywatnych do składania ofert na dostarczenie konkretnego produktu bądź usługi i ma na celu wybór najkorzystniejszej propozycji realizacji danej transakcji.

Oferent to osoba fizyczna, firma lub instytucja, która składa oświadczenie woli (ofertę), w odpowiedzi na zapytanie ofertowe o wykonanie usługi bądź dostarczenie produktu.

Zapytanie ofertowe powinno zawierać:

  • parametry produktu lub usługi, na które istnieje zapotrzebowanie
  • cenę maksymalną
  • termin realizacji
  • region dostawy
  • formę płatności
  • jednostki miary (np. ilość, waga, wielkość itp.)

Więcej w artykule pt.: Jak złożyć prawidłowe zapytanie ofertowe.

5. Oferty firm

Przedsiębiorcy zainteresowani realizacją konkretnego zlecenia mogą przygotować swoje propozycje wykonania w formie pisemnej, którą wysyłają e-mailem, pocztą, faksem, lub przekazują ustnie podczas spotkania przedstawiciela firmy ze zleceniodawcą. Propozycja przedstawiona w ten sposób nosi nazwę oferty.

Oferta jest propozycją realizacji konkretnego zlecenia na zasadzie oświadczenia woli zawarcia umowy. Oferta powinna określać szczegółowo wszystkie parametry niezbędne do realizacji transakcji, a także do podjęcia decyzji o zawarciu współpracy.

Referencje są pozytywną opinią o pracowniku, firmie lub instytucji, wyrażoną najczęściej przez pracodawcę, klientów oraz współpracujące firmy, której celem jest potwierdzenie jakości usług świadczonych przez opiniowany podmiot. Referencje zwykle mają formę pisemną, jednak mogą też mieć charakter ustnej rekomendacji w trakcie bezpośredniego spotkania lub rozmowy telefonicznej.

6. Klaryfikacje

Może się zdarzyć, że treść zapytania ofertowego budzi wątpliwości, bądź zawiera nieprecyzyjne informacje, co uniemożliwia lub utrudnia przygotowanie rzetelnej oferty. W takim przypadku można poprosić składającego zapytanie ofertowe o udzielenie stosownych wyjaśnień lub podanie dodatkowych informacji. Aby mieć pewność, że wszystkie firmy przygotują swoje oferty w oparciu o jednakowe kryteria, należy przekazać wszelkie dodatkowe informacje do wiadomości wszystkich, którzy zainteresowani są realizacją danej transakcji. Takie wyjaśnienie nazywamy klaryfikacją.

Klaryfikacja to uściślenie informacji lub wyjaśnienie wątpliwości, które wynikają z nieprecyzyjnie bądź niezrozumiale sformułowanej treści.

7. Krótka lista i wybór dostawcy

Według wąskiej grupy kryteriów tworzy się krótką listę potencjalnych dostawców. Lista zawiera od trzech do pięciu firm, na których można skupić swoją uwagę. Umożliwia to przygotowanie się do szczegółowych negocjacji z danymi firmami. Jeżeli okaże się, że pod pewnymi względami rozmowy nie będą satysfakcjonujące, wybiera się do ponownego rozpatrzenia firmy spoza krótkiej listy. Zdarza się to jednak stosunkowo rzadko.

8. Podpisanie umowy

Po wybraniu najlepszej oferty obie strony podpisują umowę na przyjętych warunkach. Następuje zakup i wdrożenie nowego produktu w firmie.

Przeczytaj także: