JAK STWORZYĆ STANDARDY WSPÓŁPRACY W ZESPOLE?

Jak tworzyć standardy współpracy w zespole?
Jeśli miałeś przemyślenia odnośnie atmosfery w zespole, którym zarządzasz i zadajesz sobie pytanie o to, w jaki sposób zmienić współpracę ludzi na lepszą, to ten tekst jest dla Ciebie. Sprawa dobrej współpracy jest dla wielu kierowników rzeczą ważną, ponieważ sami preferują życzliwe podejście do współpracowników, tęsknią za „biznesem z ludzką twarzą”. Poniżej chcę odpowiedzieć na pytanie, które zadaje sobie niejeden menedżer: Jakie warunki stworzyć, by ludzie chcieli ze sobą pracować, chcieli przychodzić do tej pracy, należeć do tego zespołu?
Oto kroki, które mogą pomóc w wypracowaniu standardów pracy zespołowej:
1. Wyklaruj sobie, jakiej chcesz współpracy.
W pierwszym rzędzie powinieneś sobie dobrze zdać sprawę, na czym najbardziej Ci zależy, jeśli chodzi o współpracę. Ustal dla siebie, jakie postawy, jakie konkretne zachowania chciałbyś, by miały miejsce w zespole. Możesz tutaj również posiłkować się radą doświadczonej osoby z pracy (kolegi, przełożonego, kogoś z pionu HR).
Istotna jest świadomość, że praca oznacza bycie w sytuacji zadaniowej, relacje w istniejących strukturach firmy. Miej klarowność, że zabiegasz o połączenie dwóch elementów: efektywności zespołu (efekty finansowe, jakościowe) i atmosfery pracy. Często spotkać się można z twierdzeniem, że w firmie nie ma miejsca na „sentymenty”, na zajmowanie się „atmosferą”, że przecież nie o to chodzi by w firmie ludzie „się kochali”. Jednak spędzamy dużą część życia w miejscu pracy i dla większości pracowników to, jakie są relacje w miejscu pracy ma olbrzymie znaczenie. A Twoje zarządzanie zespołem w dużym stopniu je kształtuje.
2. Przyjrzyj się, na jakich zasadach zespół działa obecnie.
Przyjrzyj się obecnym relacjom w zespole – które wspierają pozytywną atmosferę, a które jej nie służą. Obserwuj i zrozum nawyki, które burzą współpracę. Pułapką w tym miejscu może być pochopna ocena menedżera, że ludzie pracują źle, bo nie mają woli do tego, celowo popełniają błędy, złośliwie torpedują zamierzenia kierownictwa. Jednak rzeczywistość jest bardziej skomplikowana. Nawyki braku współpracy, kierowania się własnymi interesami czy zachowania konkurencyjne są często efektem zaniedbań w przeszłości. Z tymi wyzwaniami w szczególności borykają się firmy, które powstawały i działały w innych warunkach niż obecny biznes. Np. przedsiębiorstwa prywatyzowane, z historią sięgającą czasów PRL. Nawyki złej współpracy i stosunku do pracy ujawniają się choćby w powiedzeniu (i myśleniu) typu „czy się stoi, czy się leży…”, „to nie moja firma”, „do pracy przychodzi się tylko dla kasy”.
3. Rozmawiaj z zespołem o Twoich planach i oczekiwaniach.
Po własnym przygotowaniu omów sprawy standardów współpracy – na spotkaniu zespołu specjalnie temu poświęconym. Powiedz ludziom, dlaczego zaczynasz rozmowę o jakości współpracy. Pokaż im korzyści płynące z lepszej kooperacji – tutaj są potrzebne konkretne przykłady dotyczące Waszego teamu. Możesz wprowadzić zespół w tę tematykę poruszając trzy zagadnienia:
- Powiedz o swoich intencjach, dlaczego chcesz się tym zająć,
- Powiedz, co jest dla Ciebie ważne, opisz wartości, które są dla Ciebie najistotniejsze w pracy zespołowej,
- Jakie reguły chcesz, by były przestrzegane – szczegółowe oczekiwania odnośnie zasad zachowania się wobec siebie.
Pozwól im dopytywać się i rozwiewaj wątpliwości. Daj im też czas na zrozumienie Ciebie i tego, co mówisz – nie oczekuj od razu entuzjazmu.
4. Umów się z ludźmi.
Na kolejnych spotkaniach zespołowych zapytaj, jakich zasad chcieliby ludzie. Dyskutuj z nimi. Poproś o sformułowanie zasad, jakie chcieliby, by były obowiązujące między Wami. Następnie ustalcie wspólne reguły współpracy w takim brzmieniu, w którym każda osoba w zespole może się pod nimi podpisać. Podkreślaj, że ustalacie zasady dotyczące tego W JAKI SPOSÓB pracujecie. Nie są dyskutowane sprawy zasadnicze dla istnienia zespołu jak cel funkcjonowania zespołu, finanse, funkcje w firmie itd. Zapiszcie swoje ustalenia w formie dokumentu. Zadbajcie, by był on dobrze dostępny dla każdego.
5. Pielęgnujcie uzgodnione standardy.
Jak każde nowe rozwiązanie również wypracowane standardy wymagają dbania o nie, podtrzymywania. Bez tego wkrótce zespół powróci do starych sposobów pracy. Warto zaplanować regularne spotkania zespołowe, na których co jakiś czas będziecie omawiali sprawę przestrzegania standardów. Omawiajcie te, które istnieją i w miarę potrzeb zmieniacie je lub uzgadniajcie nowe.
Dbanie o regularne pielęgnowanie relacji jest Twoim zadaniem, menedżerze. Wygospodarowanie np. dwóch godzin w miesiącu lub kwartale niejednokrotnie może być dużą sztuką w nawale zadań, zmieniających się celów, trudnościach z klientami etc. Właściwie możesz przyjąć, że na sprawy kształtowania współpracy nigdy nie ma czasu – tym Twoja rola staje się istotniejsza.
W planowaniu długotrwałego rozwoju zespołu zadbaj również o umiejętności jego członków. Dzięki dobrym umiejętnościom komunikacyjnym, dzięki asertywnemu wyrażania krytyki, oczekiwań, ludzie mogą sami otwarcie zadbać o przestrzeganie zasad, gdy ktoś będzie je naruszał. Szkolenie zespołu również samo w sobie ułatwia motywowanie pracowników, ponieważ często jest postrzegane jako docenienie pracy, zaangażowania.
Na początku postawiłem pytanie o to, co jest potrzebne, by zespół traktował miejsce pracy, jako swoje własne. Przedstawione przeze mnie zalecenia nie są gwarantem powodzenia. Moje doświadczenie wskazuje na te właśnie aspekty zarządzania, jako na te, które mogą przynieść dobra atmosferę współpracy. Mam świadomość, że praca nad standardami jest długotrwała i niosące wiele nieprzewidywalnych wyzwań dla menedżera. Jestem pewien, że dla Ciebie, od samego początku zmian, nagrodą będzie spokój, jaki zyskasz dzięki świadomości, że kierujesz zespołem, osiągasz cele i robisz to z szacunkiem do pracowników.
według Andrzeja Bliklego „Tylko 5% problemów związanych z jakością i wydajnością można przypisać pracownikom,
za resztę odpowiedzialna jest organizacja pracy” (A. Blikle, Doktryna jakości).