Jak profesjonalnie i bezpiecznie korzystać z Terminarza Oferteo?
Terminarz Oferteo to narzędzie, które ma ułatwić Twoją codzienną pracę. Aby w pełni wykorzystać jego możliwości, warto pamiętać o kilku kluczowych zasadach, dzięki którym wszystko będzie odbywać się sprawnie i bezpiecznie. Wyjaśniamy, jak to robić, aby chronić dane, budować zaufanie klientów i zapewnić sobie komfort pracy.
Z poradnika dowiesz się
Dane klientów w Terminarzu – o czym warto pamiętać?
Jako profesjonalista podchodzisz odpowiedzialnie do informacji, które otrzymujesz od klienta. Zasady ochrony danych, takie jak RODO, to po prostu spisane dobre praktyki, które chronią prywatność Twoich klientów.
W praktyce sprowadza się to do dwóch głównych założeń:
- Chronisz dane przed dostępem osób nieuprawnionych – czyli takich, które nie mają prawa ich zobaczyć lub wykorzystać.
- Używasz danych wyłącznie w konkretnym celu, na który umówiłeś się z klientem – czyli do kontaktu, zaplanowania wizyty i realizacji zlecenia.
Dzięki temu nie tylko działasz zgodnie z prawem, ale też pokazujesz, że traktujesz dane klientów profesjonalnie i z szacunkiem.
Czy możesz bez obaw wpisywać klientów do Terminarza?
Tak, jak najbardziej. Terminarz został zaprojektowany z myślą o bezpiecznej organizacji pracy i uwzględnia zasady ochrony danych.
Jeśli klient sam kontaktuje się z Tobą w sprawie usługi i dobrowolnie podaje swoje dane (np. imię i numer telefonu), masz prawo zapisać je w notatniku, telefonie czy narzędziu online takim jak Terminarz. Celem jest przecież sprawna realizacja usługi i utrzymanie kontaktu.
Z punktu widzenia prawa najważniejsze są dwie rzeczy:
- Dane są Ci potrzebne do zrealizowania usługi.
- Klient wie, że je zapisujesz i w jakim celu.
Dobrą praktyką, która buduje zaufanie, jest poinformowanie klienta, że korzystasz z narzędzia online. Nie musisz zbierać pisemnej zgody – wystarczy krótka, zrozumiała informacja, np.:
„Zapiszę Pana/Pani dane w moim terminarzu online, żeby móc przypomnieć o wizycie. Dane są u mnie bezpieczne.”
Terminarz Oferteo powstał właśnie z myślą o takich sytuacjach. Pomaga uporządkować informacje i bezpiecznie je przechowywać, bez konieczności proszenia klienta o pisemne zgody.
Automatyczne przypomnienia SMS – czy to legalne?
Tak, to rozwiązanie jest w pełni zgodne z obowiązującymi zasadami. Wysyłanie przypomnień SMS to korzyść dla obu stron.
System robi to automatycznie: raz po potwierdzeniu terminu i drugi raz – na dzień przed wizytą. Prawnie nazywa się to „uzasadnionym interesem”. Co to znaczy w praktyce?
- Cel jest konkretny: przypomnienie o wizycie pomaga w realizacji usługi.
- Korzyść jest obopólna: klient nie zapomni o terminie, a Ty ograniczasz ryzyko jego nieobecności.
Przypomnienia SMS to coś, co klienci dobrze znają z gabinetów lekarskich, warsztatów samochodowych czy salonów fryzjerskich. W Terminarzu Oferteo ta funkcja działa automatycznie – wystarczy wpisać wizytę, a system sam zajmie się resztą. Nie musisz pamiętać o wysyłaniu wiadomości ani martwić się o zgodność z prawem.
Kto odpowiada za dane klienta – Wykonawca czy Oferteo?
Ty, jako Wykonawca, zarządzasz danymi, a Oferteo dostarcza Ci do tego bezpieczne narzędzie.
- Ty jesteś administratorem danych. Oznacza to, że decydujesz, jakie dane klientów i w jakim celu wprowadzasz do Terminarza. Twoim zadaniem jest używać ich wyłącznie do realizacji usługi.
- Oferteo jest procesorem danych. Zapewniamy bezpieczną infrastrukturę (Terminarz) i dbamy o jej techniczną ochronę. Nie wykorzystujemy wprowadzonych przez Ciebie danych do własnych celów, nie analizujemy ich ani nie udostępniamy nikomu innemu.
Oznacza to, że nie musisz się obawiać, że zrobisz coś nie tak – Oferteo nie ma dostępu do Twoich klientów ani nie kontaktuje się z nimi. Narzędzie jest Twoim osobistym pomocnikiem, a Ty masz pełną kontrolę nad tym, co się w nim znajduje.
Dobre praktyki w zarządzaniu Terminarzem
Aby w pełni wykorzystać potencjał Terminarza i pracować bezstresowo, pamiętaj o kilku prostych zasadach:
- Zarządzaj zgodami na komunikację. Jeśli klient nie chce otrzymywać SMS-ów, możesz w każdej chwili odznaczyć tę opcję w jego profilu w zakładce „Lista klientów”.
- Zachowaj cel komunikacji. System wysyła wiadomości SMS tylko w związku z umówionym zleceniem – nigdy w celach marketingowych.
- Wpisuj tylko niezbędne dane. Najczęściej wystarczy imię i numer telefonu, aby skontaktować się z klientem i wykonać zlecenie.
- Dbaj o przejrzystość. Warto poinformować klienta, że jego dane zostaną zapisane w systemie i posłużą np. do wysłania przypomnienia. Taka jasna komunikacja buduje zaufanie.
Podsumowanie – 3 kluczowe zasady dobrej organizacji pracy
Wystarczy, że będziesz zarządzać danymi w sposób odpowiedzialny i przejrzysty, aby Twoja praca z Terminarzem była w pełni profesjonalna:
- Informuj klienta o sposobie pracy. Krótka wzmianka o tym, że używasz systemu do organizacji zleceń, wystarczy. To buduje Twój profesjonalny wizerunek i zaufanie.
- Zapisuj tylko niezbędne informacje. Imię, telefon do kontaktu i termin spotkania to w większości przypadków wszystko, czego potrzebujesz.
- Zarządzaj danymi odpowiedzialnie. Jeśli klient poprosi o usunięcie danych lub wyłączenie komunikacji – zrób to jednym kliknięciem. Masz nad tym pełną kontrolę.
Checklista dobrych praktyk przy korzystaniu z Terminarza
- Czy klient otrzymał informację, że zapisujesz dane w narzędziu online?
Wystarczy prosty komunikat, np. „Zapiszę dane, by system mógł wysłać Panu/Pani przypomnienie.” - Czy w Terminarzu znajdują się tylko dane niezbędne do realizacji usługi?
Imię i numer telefonu w zupełności wystarczą. Nie notuj prywatnych informacji o kliencie. - Czy klient nie zgłaszał sprzeciwu wobec komunikacji SMS?
Jeśli tak, pamiętaj, by odznaczyć zgodę w jego profilu w „Liście klientów”. - Czy zarządzasz danymi w sposób odpowiedzialny?
Gdy dane nie są już potrzebne do realizacji zlecenia lub ewentualnych rozliczeń, możesz je usunąć. - Czy nie wykorzystujesz danych w innym celu niż realizacja zlecenia?
Bez dodatkowej, wyraźnej zgody klienta nie używaj danych np. do celów marketingowych.
Jak oceniasz ten poradnik?
Dziękujemy za Twoją opinię!Twoja opinia pozwala nam tworzyć lepsze treści
Więcej poradników o wykonawcach dla firm i biur
Pierwsza pomoc przy oparzeniach chemicznych wymaga szybkiej reakcji i właściwej wiedzy. W pierwszych minutach po kontakcie ze żrącą substancją decydujesz o głębokości urazu i późniejszych powikłaniach. W tym poradniku dostaniesz: schemat 6 kroków ratunkowych, jasne wytyczne, czego absolutnie nie robić i kiedy dzwonić po karetkę, specjalną procedurę dla oparzeń oczu oraz praktyczne wskazówki bezpieczeństwa.
24.08.2025
Oferteo to platforma, na której pomagamy Wykonawcom zdobywać nowe zlecenia i klientów – bez względu na branżę. Już ponad 700 tys. Wykonawców zaufało nam i uczyniło Oferteo swoim partnerem biznesowym. Do tej pory dzięki naszej platformie Wykonawcy wysłali ponad 19 mln ofert do 5 mln Zlecających. To nie tylko obietnice – to realne możliwości. Sprawdź, co możesz zyskać, współpracując z nami!
12.12.2024
Oferteo.pl to największy w Polsce serwis łączący firmy świadczące przeróżne usługi z potencjalnymi klientami. Na platformie działa ponad 500 tysięcy firm. 17 maja 2022 roku poznaliśmy laureatów corocznego plebiscytu Najlepsi, organizowanego przez nasz serwis. Wybrane firmy zostały odznaczone specjalnym emblematem „Najlepsi 2022”. Na jakiej zasadzie wyłaniano te firmy i dlaczego warto być aktywnym na Oferteo?
26.08.2022
Jeśli zastanawiasz się, co to jest biznesplan i jak napisać biznesplan, to wiedz, że zadanie nie jest skomplikowane, ale musisz najpierw poznać podstawy. Biznesplan to plan na własny biznes. Dobry biznesplan uwzględnia m.in. streszczenie i opis przedsięwzięcia, założenia, profil klienta, opis i strukturę zespołu oraz analizy finansowe. Poniżej znajdziesz praktyczną ściągę: co to jest biznesplan, jak napisać biznesplan, który będzie podstawą do osiągnięcia sukcesu – i dlaczego warto napisać biznesplan.
15.12.2022
Obecność w sieci można sobie zapewnić różnymi sposobami. Na przykład poprzez własną witrynę. Jak stworzyć stronę internetową domową, dla szkoły, a może dla firmy? Czy każda będzie taka sama? Zobacz, jak stworzyć stronę internetową – samodzielnie czy lepiej zlecić takie prace programistom i web deweloperom?
04.12.2023
Skąd wziąć dofinansowanie na rozpoczęcie działalności w 2023 roku? “Przejście na swoje” często wiąże się z dużą inwestycją, na którą nie każdy ma odłożone środki. Dla takich osób powstały programy dofinansowań na rozpoczęcie działalności gospodarczej. Sprawdź, jakie dotacje są dostępne i ile można otrzymać.
02.02.2023