Co powinniśmy wiedzieć, negocjując ze zleceniodawcą

W tym artykule chciałbym Państwu opisać, w jaki sposób uniknąć problemów ze zleceniodawcą czy też jak uniknąć wiecznych poprawek związanych z wizją zleceniodawcy, a także naszkicować zarys postępowań typowych u ludzi, z którymi przeważnie mamy do czynienia jako potencjalnymi klientami.

Klient - inaczej nazywany zleceniodawcą, człowiek, osoba prywatna, która oczekuje wykonania konkretnej usługi w danym terminie.

Na wstępie artykułu chciałbym zaznaczyć, że ludzka wyobraźnia nie zna granic i tak naprawdę dobry projekt czy też godna umowa na odpowiednich warunkach akceptowalna przez obie strony zależy od informacji, które uzyskamy od zleceniodawcy/klienta, jak i zaangażowania obu stron w dane zlecenie.

Wydobycie informacji niezbędnych do realizacji zamówienia/zlecenia od zleceniodawcy/klienta

Ponieważ każdy z nas to typowe indywiduum, trzeba na wstępie postawić poprzeczkę bardzo wysoko. Wyciąganie, że tak to nazwę, ze zleceniodawcy informacji niezbędnych do stworzenia ów projektu wymaga naprawdę wiele wysiłku, pokory, a także cierpliwości ze strony negocjatora zlecenia. Nie każdy jest gotowy do współpracy na tak wysokim poziomie. Jeżeli chcemy być rzetelni w tym, co robimy/tworzymy, musimy poznać zleceniodawcę i wyczuć w trakcie pierwszego spotkania gusta, którymi się kieruje. Sposób i ułożenie przestrzeni mieszkalnej dla wprawionego oka wiele mówi, z kim mamy do czynienia i już kreuje pierwszą wizję zlecenia, któremu będziemy musieli stawić czoło. Pamiętajmy, wyzwania zbyt wymagające należy selekcjonować z należytą uwagą w myśl przysłowia mierz siły na zamiary. Mimo że jeszcze nie zaczęliśmy rozmowy, możemy wyciągnąć wnioski, które prowadzą do obrania odpowiedniej taktyki sprzedaży.

Sposób poruszania się wypowiedzi naszej w stosunku do pytań zadawanych przez zleceniodawcę również mają bardzo duże znaczenie. Jeżeli chodzi o podpisanie umowy przedwstępnej, która zabezpieczy nasz kontrakt/umowę czy też zlecenie w przyszłości. Musimy pamiętać, że rozmowa z każdym zadowolonym zleceniodawcą po przebytej batalii będzie już o wiele prostsza i potencjalnie przyniesie szybciej oczekiwany rezultat, w tym przypadku podpisanie i realizację zleconego projektu czy też innej funkcji zleconej przez tego zleceniodawcę. Należy również pamiętać, że każda farsa poniesie się szerokim echem i odbije się na naszej własnej reputacji, jak i reputacji firmy. Nie należy się wtedy poddawać i mimo że będzie o wiele ciężej osiągnąć cel, starać się odrobić reputację kolejnymi zleceniami, które na pewno będą stanowić nie lada wyzwanie dla nas i będą bardzo kosztowne dla nas samych, jak i budżetu firmowego. Z cały szacunkiem, ludzie mało ambitni czy mało kreatywni nie powinni nawet zaczynać, ponieważ świat i przede wszystkim ludzie pokażą im szybko, gdzie jest ich miejsce w szeregu i bardzo szybko znajdziemy się w punkcie wyjścia, co nie prowadzi do niczego dobrego.

„Symetria rządzi moim życiem”

Oto przykład zleceniodawcy, który - moim zdaniem - jest dobry dla początkujących przedsiębiorców, którzy chcieliby wziąć udział w batalii o zlecenia z innymi już prosperującymi firmami czy też korporacjami, które cechują się tanim i szybkim wykonaniem usługi.

Jeżeli zleceniodawca żyje w ładzie, a jego życie sprowadza się do prostego schematu symetrii, to na wstępie musimy stwierdzić, że nasz projekt/zlecenie nie powinien zaburzyć harmonii, jak i ładu, który panuje w jego własnym świecie. Tacy zleceniodawcy z góry wiedzą, czego chcą i należy ich bardzo uważnie słuchać, aby nie spotkać się z nieporozumieniami, które prowadzą do klęski. Przy tego typu zleceniach szczególnie ważne są notatki, które należy sporządzać rzetelnie i bacznie czuwać nad tym, aby żaden szczegół nam nie umknął. W trakcie rozmowy pozwolić, aby zleceniodawca przekazał nam to, co sobie już wcześniej wyobraził i przedyskutował to z resztą interesantów, w tym przypadku najczęściej rodziną lub podmiotem zainteresowanym danym zleceniem. Można powiedzieć , że projekt już powstał w wizji twórczej klienta, odczytanie go to nie lada wyzwanie.

Możemy wspierać się przykładowymi projektami, które powinny być przedstawiane zleceniodawcy w taktowny sposób niewprowadzający zamętu w tok rozmowy. Po postawionym pytaniu nie jest mile widziane schematowe podejście, czyli szybko skonstruowana odpowiedź podręcznikowa. Spowoduje to lawinę niepotrzebnych kolejnych pytań, które mogą nas pogrążyć, a zarazem nie muszą mieć nic wspólnego z tematem omawianym przy zleceniu.

Reasumując dajmy potencjałowi wypowiedzieć się rzetelnie na temat tego, co jest nam potrzebne do realizacji zlecenia, taktownie przerywajmy wypowiedzi, tak aby klient nie poczuł się urażony czy też znieważony. Odpowiadajmy na pytania z sensem i nie bójmy się zastanowić. Jest to mile widziane i odbierane z punktu oferującego zlecenie, wtedy możemy liczyć na to, że osoba czuje się doceniana i widzi w nas kogoś, kto zrobi to tak, jak on chce, a nie jak mówi książka, bo przecież my jako przedsiębiorcy musimy „spełniać marzenia”. Jeżeli zaburzymy rytm, który ustalimy z góry w drodze do udanych negocjacji i zmienimy swój własny schemat, na którym się opieramy od początku rozmowy z tego typu zleceniodawcą, może się to skończyć startą czasu waszego, jak i klienta, który w końcu jest bezcenną zdobyczą na tak sformułowanym już docześnie rynku.

„Ma się to jej podobać (żona, dziewczyna)”

Bardzo częsta dolegliwością u tego typu zleceniodawcy, z którą możecie się spotkać, jest odrębna wizja płatnika za wykonane zlecenie a wizja osoby, która ów zlecenie akceptuje lub której to zlecenie bezpośrednio się tyczy.

Z reguły każdy przypadek cechuję się:

1. Bardzo ciężką komunikacją, jeżeli chodzi o wizję danego zlecenia. Mamy do czynienia z dwiema odrębnymi wizjami wykonanej pracy, z czego obie strony muszą być zadowolone z rezultatów końcowych.
2. Projekty pracy, jeżeli mamy styczności z różnymi charakterami, przysłowie „przeciwieństwa się przyciągają” odgrywa tu dużą rolę w trakcie prowadzenia negocjacji początkowych, jak i końcowych.
3. Terminy zakończenia prac, jak i rozpoczęcia prac mogą ulegać częstym zmianom ze względu na różnice prowadzonego trybu życia obu podmiotów zależnych.
4. Częstą zmianą decyzji w trakcie trwających prac. Tu wchodzi w grę przede wszystkim cierpliwość i wytrwałość z naszej strony, która zostanie wynagrodzona odpowiednią płacą, a także zadowoleniem obu podmiotów, co cechuje się promowaniem naszej firmy w przyszłości.

Do sedna sprawy. Jak sobie poradzić i doprowadzić do sukcesu w negocjacjach, jak i zakończeniu zlecenia pomyślnie dla obu stron? Odpowiedzi na to pytanie nie znajdziecie w żadnym poradniku. Postaram się zobrazować, jak postępować z tego typu zleceniodawcami, bo tak należy ich nazwać, mimo że zlecenie oferuje nam jeden z podmiotów.

1. Kontakt:
   • Przede wszystkim podstawowym argumentem przemawiającym za tym, aby zlecenie prac doszło do skutku, jest fakt, abyście spotykali się z obojgiem zleceniodawców w tym samym czasie (w miarę możliwości z podmiotami nie podmiotem, którego dotyczy dane zlecenie), wysłuchali obu stron. Kontakt i wymiana informacji jak najczęstsza. W ten sposób unikniecie niedomówień i nieporozumień.
2. Uważnie słuchać i wysnuwać wnioski:
   • Zdania w 90% przypadków są odmienne i prowadzą do wielu sporów, trzeba uzbroić się w czas i cierpliwość oraz starać się znaleźć kompromisy, takie aby zadowolić obie strony zlecenia.
3. Kompromisy:
   • Nakierować sugestią podmioty do zrealizowania celu i osiągnąć punkt spójny umowy miedzy dwoma podmiotami.
   • Taktownie poruszać się pomiędzy wypowiedziami obu podmiotów, aby naszkicować obraz sytuacyjny.
4. Być czujnym:
   • Zmiany nastroju spowodowane życiem prywatnym mogą mieć tragiczne skutki w trakcie realizacji zlecenia. Zdarza się naprawdę rzadko, ale trzeba brać to pod uwagę. Nasz brak czujności może spowodować stratę, a także nikłe korzyści finansowe, co finalnie prowadzi do klęski, mimo wykonanej usługi.
   • Aby wyeliminować tego typu problemy z tak ciężkimi przypadkami zleceniodawców, należy sformułować do danego zlecenia konkretną umowę wiążącą, która wyeliminuje ryzyko straty finansowej i nieprzewidziane „dolegliwości zleceniodawcy”.
   • Etapowe odbieranie prac i płaca za dany etap zlecenia z możliwością wycofania lub odstąpienia od umowy eliminuje tego typu frustrację spowodowane życiem prywatnym podmiotu czy też braku kompromisów w późniejszym etapie realizacji danej umowy u zlecającego, a zarazem zabezpiecza nasz stosunek pracy do klienta.
   • Jeżeli nie czujemy się pewnie i grunt jest niestabilny, a podmiot nie chce współpracować, nie należy podejmować walki psychologicznej, ponieważ ryzyko jest zbyt wysokie i na pewno wygeneruje straty, jak i ujmę w reputacji naszego przedsiębiorstwa.
   • Rozwaga to cecha, która w tego typu przypadkach przewyższa szalę zwycięstwa na naszą stronę i nie powoduje strat.
5. Spójność zleceniodawców:
   • Oczywiście zdarza się i tak, że tylko jeden podmiot mimo zlecenia wielopodmiotowego ma coś do powiedzenia w trakcie prac, jak i umowy wiążącej.

Takie zlecenia z reguły są uwarunkowane cechami z góry narzuconymi przez podmiot zlecenia, a zarazem są prostsze w obsłudze, ponieważ kontaktujemy się tylko z jedną osobą, która ma ukierunkowany tok myślenia, a wizja nie jest zmieniana od początku do końca.

Z takimi osobami pracuje się dobrze i nie wróży to dewastacji naszej reputacji, jak i zmian w projekcie prac nadanych przez zleceniodawcę. Mimo to trzeba zachować czujność i bacznie obserwować zachowanie klienta, z którym przyszło nam się zmierzyć, tak aby obopólne zadowolenie wynikało z zaistniałego zlecenia i przeciągnęło się ono w czasie, co mogłoby spowodować opóźnienia w pracach czy też terminie odbioru prac, czego trzeba unikać, bo niesie to za sobą katastrofalne konsekwencje.

„To pan jest fachowcem”

Najprzyjemniejszy z podmiotów skłonny do negocjacji, nieznający się przeważnie na rzemiośle zleconym. Niech to nas jednak nie zgubi w trakcie negocjacji umowy czy też planowaniu prac zleconych. Przeważnie dany klient skupia się na cenie, chce jak każdy - moim zdaniem - mieć coś dobrze zrobione tanim kosztem i w miarę możliwości w krótkim czasie. Należy podejść do delikwenta w sposób asertywny i twardo negocjować swoje warunki. Sprawdzić ceny, które jak na giełdzie potrafią się zmienić z biegiem czasu.

Miejmy świadomość, że żyjemy w erze komputeryzacji i każdy ma możliwość sprawdzenia cen usługi w danym regionie. Trzeba zwracać uwagę zleceniodawcy na to, że większość firm oferuje ceny niezgodne z rzeczywistością, ponieważ w większości przypadków zależne są one od stopnia zaangażowania firmy w dane zlecenie czy też trudności z wykonaniem zlecenia, a także narzędzi czy też specjalistów użytych do realizacji zlecenia oraz danej usługi zleconej.

„Jak by pan to zrobił”

Kolejny typ zlecenia, które może okazać się górą Mahometa czy też syzyfową pracą. Nie można dać ponieść się emocjom i zwracać uwagę na to, że zleceniodawca może znać się na rzemiośle, a co za tym idzie sprawdzać naszą wiedzę na temat zleconej usługi. Takich klientów cechują pytania podchwytliwe charakteryzujące daną usługę/rzemiosło. Zleceniodawca mógł przed podjęciem negocjacji dokształcić się na tyle, aby stwierdzić, czy ma do czynienia z fachowcem, czy tak zwanym potocznie „flachowcem”, który może nie zrealizować zamierzonych czynności lub też zrealizować je niedbale. Co spowoduje efekt domina prowadzący do bankructwa.

Podstawą przygotowania do takiej rozmowy jest przede wszystkim wiedza. Jeżeli nie posiadamy takowej wiedzy zdarzają się i takie przypadki. Warto wziąć ze sobą fachowca, który wspomoże nas w języku technicznym w trakcie negocjacji, a zarazem zobrazuje po negocjacjach, ile to zajmie czasu przy danym sztabie ludzi. Do nas należy kwestia kosztorysu i angaż związany z pracą.

„Mam konkretny termin. Wyrobimy się?”

Tego typu zlecenia są obarczone piętnem czasu. Większość firm plajtuje przez kary finansowe, które są nakładane ze względu na czas wykonania zleconej usługi. My jako przedsiębiorcy zawsze powinniśmy brać pod uwagę, że mogą wyjść rzeczy nieprzewidziane, które pochłoną połacie czasu, a co za tym idzie spowodują przesunięcie terminu odbioru. Bierzmy pod uwagę takie aspekty, a nie będzie grozić nam bankructwo. Zabezpieczajmy się przeliczeniami okresowymi i dodawajmy do nich tak zwaną nawiązkę terminową po to, aby spać spokojnie. Interesujmy się wewnętrznie takimi zleceniami i przeprowadzajmy częste inspekcje pracy, tak aby wiedzieć, w jakim punkcie jesteśmy i czy zgadza się on z etapem, na którym powinniśmy w danej chwili się opierać.

Jeżeli wykryjemy niestabilności w trakcie trwania prac, nie bójmy się poprosić firmy z branży o pomoc i z rozsądkiem dobierzmy podwykonawcę na takich warunkach, aby zlecenie było zrealizowane zgodnie z umową. Może i zarobimy mniej, ale nie zapłacimy kar, które nas pogrążą, a odbijemy się na kolejnych zleceniach.

„Oszuści (jak rozpoznać rasowego naciągacza)”

Rasowi oszuści to ludzie inteligentni. Można ich przede wszystkim rozpoznać po zachowaniu zaraz po podpisaniu umowy wstępnej. Przeważnie chętnie dają pierwszą zaliczkę, choćby na poczet materiału potrzebnego do wykonania danej usługi. Ale w rzeczywistości ta zaliczka nie starcza nawet na 40-50% z nich. Po zakupie materiałów, na które dostaliśmy zaliczkę, przeważnie taka osoba ma problem z kupnem kolejnej części materiałów, zmienia często terminy, nie jest słowna i we wszystkim sama widzi przekręt, mimo umowy wiążącej próbuje zmieniać warunki umowy na swoją korzyć, sprowadzać znajomych po to, aby zweryfikowali oni etapy naszej pracy. Najgorsze w tym wszystkim jest to, że znajomi, którzy są fachowcami, już od początku szukają ujmy w naszej pracy, póki czegoś nie znajdą. Po tym jak orientujemy się, z kim mamy do czynienia, chcemy iść na ugodę i wynająć fachowca niezwiązanego ani z firmą, ani zleceniodawcą, przeważnie to nie przechodzi, wtedy należy odpuścić temat, bo znajomy stwierdzi, że prace nie są wykonane należycie, co spowoduje brak zapłaty za robociznę. Innymi słowy narobimy się, a z tego tak naprawdę nie mamy nic. Walka w sądach trwa latami, wiec bądźcie czujni i bacznie obserwujcie, czy klient jest wypłacalny.

„Ku przestrodze”

Zdarza się, że ogłoszenia czy też przetargi są z góry ustawione. Wiem, że nie ma na to dowodów, ale spójrzmy na to pod kątem cen, które są wynegocjowane w trakcie takich przetargów, a są to ceny absurdalne i niemożliwe do realizacji, tak aby firma nie straciła. Zanim zgłosimy się na przetarg, upewnijmy się, że mamy z czym i czy jest możliwe wygranie danego przetargu. Niepotrzebna jest nam przecież praca za darmo i płatność zleceniodawcy ogromnych odszkodowań za niedotrzymanie terminu.

Wszystko sprowadza się do logicznego myślenia i przewidywania zachowań kontrofensywnej opozycji. Przydadzą się analityczne obliczenia przebiegu prac, jak i całkowity kosztorys, a zarazem wykorzystania zasobów kadry, która zostanie użyta w zleceniu w przetargu.

Moim zdaniem urzędowe prace przetargowe przeważnie są nie do zrealizowania przez mniejsze przedsiębiorstwa w czasie i okresie wyznaczonym przez zleceniodawcę, więc radzę zająć się swoim regionem i rozwijać jeden kierunek, a później zacząć rozwijać następne, jeżeli posiadamy zaplecze finansowe na to, aby kierunek powstał.

Podstawowe informacje dotyczące negocjacji

• Pozwólmy zleceniodawcy, aby obeznał się w cenach, zanim zaczniemy stawiać warunki umowy.
• Postarajmy się znaleźć atuty w naszej firmie, których nie mają inne firmy.
• Przedstawmy świadczenia, których w ramach współpracy z naszą firmą nie zaoferuje inna firma działająca w branży.
• Jeżeli zlecenie jest naprawdę konkretne i prowadzi do rozwoju, jak i wzrostu reputacji lepiej jest czasami odpuścić i zarobić mniej, ale mieć pewność, że korzyści z tego wynikające mają w przyszłości duże znaczenie (reklama firmy, opinia znacząca, renoma w danym regionie czy też za granicą).
• Do takich zleceń odpowiednia kadra czy też pracownicy z doświadczeniem zdadzą egzamin.
• Być na bieżąco z nowinkami technicznymi, znać ich atuty, jak i argumenty przeciwne, które mogą stanowić klucz do udanej negocjacji.
• Znać wszystkie za i przeciw, jeżeli mówimy o stopniu zaangażowania w daną usługę, sposób jej wykonania i możliwości realizacji w ten lub inny sposób, biorąc pod uwagę podejście, efekt końcowy czy miejsce, w którym przyjdzie nam zmierzyć się ze zleceniem.
• Nie wierzmy ludziom na słowo, weryfikujmy ich wiedzę.
• Kształćmy personel tak, aby rozwijał się razem z firmą.
• Kształcenie nie jest wliczone w koszty klienta, plaga nowych przedsiębiorstw, częsta klęska oznaczająca bankructwo.
• Czytajmy miedzy wierszami i zawsze bądźmy krok do przodu, a osiągniemy cel.
• Nigdy po trupach (zawierajmy nowe znajomości w branży).
• Oddanie zlecenia innej firmie to nie do końca porażka. Podwykonawcy potrafią odwdzięczyć się za uzyskaną pracę w przyszłości.
• Zadowolony pracownik to dobrze opłacany pracownik.
• Unia Europejska wspiera kształcenia kadr, wystarczy poczytać i trochę o to się postarać.
• Czytajmy każdą umowę bardzo dokładnie, w razie niepewności radca prawny pomoże.

Mowa końcowa

Mam nadzieję, że komuś z was te cenne wskazówki pomogą w trakcie negocjacji ze zleceniodawcą. Większość schematów i typów ludzi, z którymi przyjdzie wam się zmierzyć z biegiem czasu. Zobaczycie sami, potrzeba masy czasu i doświadczenia, a przede wszystkim przeprowadzonych negocjacji do osiągnięcia profesjonalizmu. Wierzę w was, bo każdy ma prawo osiągnąć sukces. Moim zdaniem dewizą życia powinny być słowa: „Chcieć to znaczy móc, a móc to znaczy chcieć”, bo koniec końców, jak chcemy osiągnąć coś wielkiego, to musimy w to wierzyć i mimo przeciwności losu i nieprzychylnych wiatrów stale do tej doskonałości dążyć. Żeby uzyskać owoc pracy naszej firmy, czasami trzeba naprawdę dużo czasu. Bądźmy cierpliwi, dajmy ludziom, a ludzie odpłacą się tym samym. Zadowolony pracownik to dobry pracownik. Nie wolno sobie dać wejść na głowę to sprawa oczywista, ale zarazem nie bądźmy tyranami żerującymi na ludzkiej naiwności. Każdy chce żyć na poziomie - wie to każdy z nas. Dajmy ludziom szansę, aby rozwinęli skrzydła razem z nami, bo to oni wyniosą nas na wyżyny.

Z innej beczki

Projekty 3D w rożnego typu programach są magiczne. Graficzne przedstawienie wizualizacji naszej wyobraźni jest, delikatnie mówiąc, niezgodne z prawdą, ale jednak daje nam to obraz przedsmaku budowy wymarzonego domu, ogrodu czy też tarasu.

W tym krótkim artykule chciałbym przedstawić każdemu z was bliżej ten temat, każdemu, kto chciałby swój własny taras, a jest do tego potrzebny rzut techniczny. Czy jest to trudne? Liczą się tak naprawę chęci i posiadanie programu. Przeważnie argument numer 2 przeważa nad stworzeniem rysunku technicznego, ale są programy zupełnie darmowe do tworzenia takich projektów.

Najważniejsze:
Projekt techniczny niekoniecznie musi posiadać 3 rzuty podstawowe. Wystarczy tak naprawdę jeden dobrze pokazany rzut w 3D. Ustawienie go pod odpowiednim kątem może nam zobrazować wszystkie 3 rzuty na raz w jednym zrzucie ekranu (przykład tarasu umieszczony na zdjęciu).

Co powinien taki rzut zawierać:

• Wszystkie wymiary zgodne z rzeczywistymi wszystkich elementów występujących w danym projekcie graficznym.
• Opis poboczny materiałów użytych w danym rzucie, a także jeśli zachodzi taka potrzeba, wytrzymałość na różne siły oddziaływające na dany obiekt/materiał.
• Aby policzyć wytrzymałość na m2, należy użyć wzorów, które bez problemu znajdziecie w swojej przeglądarce.
• Tak naprawdę wszystko leży w waszych rękach, więc do dzieła! Edukujcie się, a sami zobaczycie, jakie to proste. Postaram się rozwinąć temat w kolejnym artykule. Jeśli znajdzie się grono chętnych - zapraszam.

Opracował:
Patryk Michałowski
Serwis Ogólnobranżowy