Wirtualne biuro – kiedyś i dziś. Najważniejsze informacje
Wirtualne buro to stosunkowo nowa usługa na polskim rynku, która doskonale sprawdza się w przypadku małych i średnich firm. Za niewielkie pieniądze można zyskać dostęp do w pełni wyposażonego lokalu w dogodnej lokalizacji.
Z poradnika dowiesz się
Historia wirtualnych biur
Usługa wirtualnego biura jako pierwsza powstała w Stanach Zjednoczonych w drugiej połowie lat dziewięćdziesiątych XX wieku w odpowiedzi na rosnące ceny najmu nieruchomości użytkowych. Wielu przedsiębiorców po prostu nie było stać nie wynajem biura i ta usługa rozwiązała ich problem. Było to czasy, w których Internet dopiero raczkował, dlatego też dopiero po kilku latach wirtualne biuro stało się bardzo popularne wśród przedsiębiorców. Na początku XX wieku usługa ta dotarła także do Europy, w pierwszej kolejności wirtualne biura powstawały w największych miastach Europy Zachodniej, takich jak Londyn, Berlin oraz Paryż.
Pod koniec pierwszej dekady XXI wieku pierwsi polscy przedsiębiorcy uzyskali możliwość rejestracji firmy lub spółki w wirtualnym biurze. Początkowo takiemu rozwiązaniu były nieprzychylne organy podatkowe oraz rejestrowe. W tamtym okresie jeszcze wiele osób nie rozumiało specyfiki działania wirtualnego biura. Dopiero po tym jak zapadło kilka orzeczeń sądów administracyjnych potwierdzające legalność korzystania z wirtualnego biura, urzędy skarbowe przestały kwestionować prawo przedsiębiorców do rejestracji firmy również w lokalu współdzielonym z innymi podmiotami.
Wirtualne biura obecnie
Usługa wirtualnego biura staje się coraz popularniejsza. Podmioty oferujące tego rodzaju usługi działają już nie tylko w największych miastach, takich jak Kraków czy Warszawa, ale w stolicy każdego polskiego województwa. Co więcej, wirtualne biura powstają także w mniejszych miastach. Usługi tego rodzaju świadczą najczęściej biura rachunkowe, firmy szkoleniowe lub też osoby zarządzające nieruchomościami. Wirtualne biuro bardzo często pełnią funkcje inkubatora przedsiębiorczości, gdyż jest miejscem doskonale nadającym się na przetestowanie biznesu.
Jakie usługi świadczą wirtualne biura?
Wirtualne biura to w dzisiejszych czasach są podmioty, które nie ograniczają się do udostępniania wyłącznie adresów do rejestracji firm. Wirtualne biura stały się prawdziwymi sekretariatami firmy, z tą różnicą, że nie jednej, ale wielu jednocześnie. Dlatego właśnie na budynkach, w których prowadzone są wirtualne biura, najczęściej znajduje się szyldy kilkadziesiąt, a nawet kilkaset firm. Witalne biuro świadczy usługi takie, jak:
- księgowość,
- sprzedaż ubezpieczeń,
- zakładanie firm,
- wynajem sal,
- opracowywanie biznesplanów,
- organizacja szkoleń i eventów.
Kto korzysta z wirtualnych biur?
Z wirtualnego biura korzystają co do zasady małe firmy, których nie stać na wynajem własnego lokalu, jego wyposażenie oraz zatrudnienie personelu biurowego. Bardzo często wirtualne biura stanowią kuźnie start-upów. Zdarza się, że korporacje, które dzisiaj zatrudniają setki pracowników, zaczynały skromnie w wirtualnym biurze. Najczęściej, gdy firma rośnie, wirtualne biuro przestaje spełniać jej potrzeby i musi przeprowadzić się do własnego lokalu.
Jak założyć wirtualne biuro?
Przede wszystkim konieczne jest uzyskanie wpisu do rejestru działalności regulowanej prowadzonej przez dyrektora izby skarbowej. Tylko przedsiębiorcy wpisani na listę podmiotów świadczących usługi na rzecz spółek i trustów mogą prowadzić wirtualne biuro. Opłata skarbowa od uzyskania takiego wpisu wynosi 616 zł. Ponadto osoba ubiegająca się o wpis musi spełnić kilka wymogów, między innymi posiadać odpowiednio długie doświadczenie w świadczeniu tego rodzaju usług zdobyte np. jako pracownik wirtualnego biura oraz wiedzę potwierdzoną odbyciem specjalistycznego szkolenia. W razie prowadzenia tego rodzaju działalności bez uprawnień właściwy dyrektor izby skarbowej może nałożyć karę w wysokości nawet 100 tys. zł.
Oczywiście należy też zarejestrować działalność gospodarczą. Jeżeli nie posiadamy lokalu na potrzeby zorganizowania w nim wirtualnego biura, możemy go wynająć, jednak warto pamiętać, że w takim przypadku właściciel nieruchomości musi wyrazić zgodę na użytkowanie nieruchomości, w celu prowadzenia wirtualnego biura. Najlepiej wybrać lokalizację w centrum dużego miasta, gdyż wówczas więcej klientów będzie zainteresowanych ofertą. W dużym mieście trzeba jednak liczyć się ze znacznie większą konkurencją, gdyż wiele firm oferuje tam wirtualne biuro.
Ile kosztuje wirtualne biuro?
Koszt wirtualnego biura jest zazwyczaj nawet 20 razy niższy niż wynajem lokalu w danej lokalizacji z niższej półki. Najczęściej ceny pakietów wirtualnego biura zaczynają się już od 39 zł netto miesięcznie. Warto jednak dokładnie sprawdzić ofertę, a przede wszystkim zakres usług objętych danym pakietem, tak abyśmy nie byli zaskoczeni dodatkowymi opłatami na koniec miesiąca. Koszt wirtualnego biura zawsze ma charakter stały, w przypadku takiego najmu nie możemy zostać obciążeni kosztami ogrzewania lokalu ani innymi opłatami za media.
Wirtualne biuro a pandemia
W okresie pandemii coraz więcej przedsiębiorców i pracowników zdecydowało się na przeniesienie swojej zawodowej działalności do wirtualnego biura. Praca zdalna jeszcze bardziej spopularyzowała usługi świadczone przez wirtualne biura. Wiele osób zdało sobie sprawę, że tak naprawdę nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracować w domu, a tym samym zaoszczędzić czas na dojazd do biura oraz jego wynajem. W okresie pandemii nawet duże spółki zdecydowały się na outsourcing zadań administracyjnych wobec konieczności zachowania reżimów sanitarnych. Po pandemii cześć pracowników nie wróciła już do stacjonarnej pracy, dlatego zapotrzebowanie na usługi wirtualnego biura się nie zmniejszyło.
Jak wybrać wirtualne biuro?
W tym celu najlepiej porównać kilka ofert, tak aby wybrać optymalną. Decyzję warto podjąć, nie tylko biorąc pod uwagę aspekty finansowe, ale także lokalizację wirtualnego biura, doświadczenie zespołu, a także standard wyposażenia. W celu uniknięcia problemów z rejestracją spółki lub firmy w wirtualnym biurze warto sprawdzić także rejestr przedsiębiorców uprawnionych do świadczenia usług na rzecz spółek i trustów. Jeżeli firma oferująca wirtualne biuro tam się znajduje, raczej nie powinniśmy się spotkać z odmową nadania numeru NIP lub VAT.
Jak oceniasz ten poradnik?
Dziękujemy za Twoją opinię!Twoja opinia pozwala nam tworzyć lepsze treści
Więcej poradników o wirtualnych biurach
Wirtualne biuro nie jest nową usługą na polskim rynku, a dostawców tego typu rozwiązań można liczyć w setkach. Wciąż jednak wielu przedsiębiorców podchodzi do tej możliwości z nieufnością, zastanawiając się nie tylko nad korzyściami, ale także potencjalnymi zagrożeniami. Rozważając skorzystanie z usługi wirtualnego biura, warto zapoznać się z motywacjami tych właścicieli biznesów, którzy na wirtualny adres już się zdecydowali.
13.09.2022
Firmy, które świadczą usługi w różnych branżach, powinny wziąć pod uwagę działanie na Oferteo. Portal ten łączy osoby, które szukają Wykonawcy jakiejś usługi ze specjalistami, którzy ją wykonują. Jest tu zarejestrowanych ponad 530 tys. firm. Miesięcznie trafia tu prawie 200 tys. zleceń. Tym samym Oferteo jest największą w Polsce internetową platformą dla rynku usług, osiągając w nim ponad 60-procentowy udział. Dlaczego jeszcze warto działać na Oferteo? Sprawdź!
26.08.2022
Oferteo.pl to największy w Polsce serwis łączący firmy świadczące przeróżne usługi z potencjalnymi klientami. Na platformie działa ponad 500 tysięcy firm. 17 maja 2022 roku poznaliśmy laureatów corocznego plebiscytu Najlepsi, organizowanego przez nasz serwis. Wybrane firmy zostały odznaczone specjalnym emblematem „Najlepsi 2022”. Na jakiej zasadzie wyłaniano te firmy i dlaczego warto być aktywnym na Oferteo?
26.08.2022
