Czym jest wirtualna centrala - na przykładzie usługi TeleCube

Mimo wielu dostępnych obecnie sposobów kontaktu pomiędzy pracownikami czy firmą a jej klientami to nadal telefon jest niejednokrotnie najszybszym i najskuteczniejszym środkiem komunikacji. A co, jeśli prowadzisz firmę, w której pracuje wielu pracowników i nie chcesz podawać klientom numerów do każdej z tych osób z osobna? A może zwyczajnie chcesz obniżyć koszty infrastruktury telefonicznej w Twojej firmie, nie tracąc na ilości oferowanych możliwości? Tu skutecznym rozwiązaniem może okazać się wirtualna centrala telefoniczna.

Czym jest wirtualna centrala?

Wirtualna centrala, znana również jako centrala telefoniczna w chmurze czy e-centrala, to obecnie jedno z popularniejszych rozwiązań stosowanych w wielu firmach, bez względu na ich wielkość. Z tego narzędzia z powodzeniem korzystają nie tylko duże przedsiębiorstwa czy call center, ale także małe firmy i jednoosobowe działalności. Pozwala ona w prosty sposób przejąć pełną kontrolę nad komunikacją telefoniczną, zarówno zewnętrzną, jak i tą wewnątrz firmy, oraz znacząco obniżyć koszty usługi i koniecznej infrastruktury. Wystarczy jeden główny numer firmowy podpięty do e-centralki, aby stworzyć rozbudowaną i sprawnie działającą infolinię. Liczne funkcje udostępnione wraz z tym narzędziem pozwalają m.in. doskonale rozplanować, jak będą rozchodziły się połączenia przychodzące wśród pracowników oraz gdzie klient zostanie skierowany po godzinach pracy Twojej infolinii.

Funkcje wirtualnej centrali

Do głównych możliwości, jakie oferuje w pełni funkcjonalna centralka w chmurze, należą:

1. IVR – znane jako drzewko rozchodzenia się połączeń lub wirtualna sekretarka. To właśnie ta funkcja pozwala po odsłuchaniu komunikatu na przekierowanie klientów do konkretnych działów i osób poprzez tonowe wybranie odpowiednio przypisanego numeru.
2. Kolejkowanie - pozwalające oczekiwać klientowi na połączenie z konsultantem w przypadku, gdy ten już prowadzi inną rozmowę i chwilowo nie może odebrać.
3. Warunki czasowe - umożliwiające przypisanie stosownych interakcji oraz odpowiednich komunikatów, jakie usłyszą klienci po godzinach pracy lub w dni wolne, np. w czasie urlopu.

Ponadto operatorzy oferują szereg innych funkcji, które z pewnością korzystnie wpłyną na pracę. Posiłkując się przykładem, telefonia internetowa (VoIP) TeleCube.pl oferuje swoim klientom również m.in.:

1. Telekonferencje – grupowe rozmowy do 30 uczestników, w wirtualnej sali, które z powodzeniem sprawdzą się w przypadku organizowania zebrań czy spotkań w formie zdalnej.
2. Pocztę głosową, na którą mogą być kierowane połączenia zgodnie z ustalonymi warunkami czasowymi.
3. Nagrywanie rozmów umożliwiające pobranie i ponowne odsłuchanie przeprowadzonej rozmowy.
4. Billing online – pełne zestawienie połączeń w czasie rzeczywistym, dostępne 24/7 na Panelu Klienta.
5. Bramkę SMS umożliwiającą wysyłanie wiadomości pojedynczo lub hurtowo oraz odbieranie wiadomości przychodzących czy też realizowanie ankiet.

Z pełną listą dostępnych możliwości można zapoznać się bezpośrednio na stronie wybranego operatora. Warto zaznaczyć, że usługa jest stale rozwijana i zyskuje wiele nowych funkcjonalności.

Zarządzanie centralką prostsze niż się wydaje

Zapewne wielu osobom rozwiązanie, jakim jest wirtualna centrala, wydaje się skomplikowane, lecz wcale takie nie musi być. Przykładowo we wspomnianej już telefonii TeleCube całą usługą zarządzasz przez prosty w obsłudze Panel Klienta, a swój nawet bardzo rozbudowany schemat możesz stworzyć w kilka minut przy użyciu narzędzia opartego na metodzie „chwyć i upuść”. To właśnie przez wspomniany już Panel Klienta w każdej chwili sprawdzisz wszelkie informacje o posiadanych usługach, dodasz nowe numery wewnętrzne, stacjonarne, komórkowe i zagraniczne, zapoznasz się z billingiem połączeń i wieloma przydatnymi statystykami, doładujesz konto prepaid, skorzystasz z bramki SMS i faksu internetowego oraz wielu innych udogodnień. Ponadto z tego miejsca możesz także zarządzać zewnętrznymi integracjami, np. z systemami CRM. Specyfika Panelu u każdego operatora jest inna. Nie każdy również udostępnia narzędzia umożliwiające samodzielnie opracowywania czy edycję centrali. Niektórzy operatorzy całą obsługę e-centrali biorą na siebie i np. dokonują jej modyfikacji po zgłoszeniu przez Klienta konkretnych potrzeb.

Numer firmowy zawsze przy Tobie

Korzystając z wirtualnej centrali, wszystkie połączenia przychodzące na numer firmowy będą kierowane na dowolne, odpowiednio skonfigurowane urządzenia wykorzystujące konta SIP (numery wewnętrzne). Dzięki temu rozmowy możesz prowadzić przy użyciu np. stacjonarnego telefonu IP, komputera lub laptopa z zainstalowanym komunikatorem czy smartfona z aplikacją softphone. Nie wymusza to na Tobie i Twoich pracownikach stałego przebywania w biurze, w zasięgu telefonu. Ponadto możesz samodzielnie wybrać numer, jakim będzie prezentowała się firma, z szerokiej puli numerów, zarówno polskich, jak i zagranicznych. Tu też należy zaznaczyć, że nie każdy operator udostępnia numery zagraniczne i/lub numery ze wszystkich polskich stref.

Okres testowy pierwszym krokiem do poznania usługi

Aby dowiedzieć się w praktyce, jakie możliwości oferuje wirtualna centrala oraz które z nich sprawdzą się najlepiej w prowadzonej przez Ciebie działalności, najlepiej jest skorzystać z okresu próbnego. Większość operatorów, np. wspomniana już telefonia TeleCube, udostępnia do przetestowania w pełni funkcjonalną centralkę. W TeleCube, rejestrując się na testy usługi, wybierasz jeden z oferowanych Pakietów, najbardziej odpowiadający Twoim obecnym potrzebom. W żaden sposób nie jesteśmy jednak ograniczani, gdyż każdy z pakietów możesz w dowolnym momencie rozbudować o dodatkowe zasoby. Cały proces wdrożenia nie jest czasochłonny i nie wymaga specjalistycznej wiedzy technicznej, a gdyby nastąpiła konieczność zmiany siedziby Twojej firmy, wystarczy przenieść jedynie urządzenia, z których będą realizowane rozmowy.

Opracowanie
Claude ICT Poland Sp. z o.o.