Zakup kopiarki – o czym warto wiedzieć?

Formaty A3 i A4 są najczęściej wykorzystywane w pracach biurowych. Urządzenia z formatem A3 obsługują zwykle też formaty A4, A5 i A6. Urządzenia A4 również obsługują formaty mniejsze. Z powodu niższych kosztów eksploatacji często wybierane są urządzenia A3. Nie jest to jednak w każdym przypadku wybór uzasadniony, ponieważ koszty eksploatacji wielu urządzeń A3 i A4 są zbliżone. W mikroprzedsiębiorstwach zatem nie ma to większego znaczenia. Warto zwrócić uwagę także na to, że format A3 nie zawsze jest niezbędny w danym środowisku biurowym.

Urządzenia mają trzy typy miesięcznych nakładów wykonywanych wydruków lub kopii nadane przez producenta:

Urządzenia mają trzy typy miesięcznych nakładów wykonywanych wydruków lub kopii, nadanych przez producenta:

• średnie (average) - standardowa obciążalność materiałów,
• maksymalne (maximum) – obciążalność, przy której wymagane są częstsze przeglądy, a żywotność materiałów jest krótsza,
• graniczna (duty) - obciążalność, której przekroczenie grozi awarią urządzenia.

Warto wiedzieć, że często podawana informacja o granicznej obciążalności wprowadza w błąd klientów i powoduje nieadekwatny wybór urządzenia. W celu doboru odpowiedniego urządzenia w stosunku do miesięcznego nakładu polecamy przede wszystkim kontakt z doradcą. Aby ocenić miesięczne nakłady druku, wystarczy sprawdzić, ile firma zużywa papieru. Tego typu informacje możemy znaleźć, korzystając z ostatniej faktury dotyczącej zakupu papieru. Trzeba jednak zwrócić uwagę na to, że wymiana kopiarki firmowej, która nie miała wcześniej funkcji druku, na urządzenie, które posiada taką funkcję, może spowodować znaczący wzrost nakładu druku. Przyjmuje się, że biuro składające się z 2 do 4 stanowisk generuje ok. 2 500 dokumentów. Zależne jest to jednak od specyfiki środowiska pracy.

Funkcjonalność

W przypadku mniejszych formatów funkcjonalność jest najczęściej podobna – kopiarka, drukarka, skaner i/lub faks. Wybór urządzenia większego formatu A3 daje większe możliwości w doborze wyposażenia. Mimo wkraczającej standaryzacji pewnych opcji, wciąż możemy konstruować kopiarkę, wpływając na jej cenę.

Popularne opcje do wyboru (dostępne nie we wszystkich modelach):

• automatyczny podajnik dokumentów,
• druk i skan,
• faks,
• karta bezprzewodowa,
• serwer dokumentów – przechowuje dokumenty często użytkowane w celu szybkiego wydruku,
• dodatkowe kasety na papier,
• dodatkowy bank papieru – kaseta wysokiego składowania papieru,
• finiszer - zszywanie, składanie lub dziurkowanie, w zależności od modelu,
• szyfrowanie danych na dysku twardym.

Przy wyborze kopiarki warto ustalić rzeczywiste potrzeby danego środowiska pracy, ponieważ każda dodatkowa opcja może w znaczący sposób zwiększyć cenę urządzenia.

Eksploatacja - koszty

Użytkownicy urządzeń formatu A3 muszą liczyć się z większymi kosztami. W urządzeniu znajdują się materiały eksploatacyjne posiadające żywotność określoną przez producenta.

Koszty, znajdujące się poza gwarancją:

• przegląd gwarancyjny – najczęściej co 3 miesiące lub określony limit kopii/wydruków,
• wymiana modułu bębna,
• wymiana tonera,
• wymiana zespołu wywoływania obrazu,
• wymiana rolek i separatorów,
• wymiana zespołu utrwalania.

Wbrew pozorom urządzenia A3 są tańsze w utrzymaniu niż ich mniejsze odpowiedniki - powyższe koszty również się pojawią w przypadku dużych obciążeń urządzeń A4. Jednak najczęściej obciążalność urządzeń jest na tyle mała, że w okresie gwarancji koszty dodatkowe, oprócz wymiany tonera, nie występują. W przypadku urządzeń A3 i A4 możliwe jest podpisanie umowy serwisowej z gwarantem, która umożliwia stałą odpłatność za wykonany wydruk i kopię. Pozwala to na uniknięcie niespodziewanych kosztów związanych z obsługą gwarancyjną. Koszt kopii w umowie serwisowej wskaże, które urządzenie jest tańsze w eksploatacji.

Gwarancja

Urządzenia A3 mają znacznie dłuższą gwarancję niż urządzenia A4. Można spotkać gwarancję nawet na 60 miesięcy. Warto jednak zwrócić uwagę na kilka istotnych szczegółów:

• Gwarancyjny limit kopii - warto porównać gwarancję z konkurencyjnym urządzeniem podobnej klasy, gdyż niektóre firmy celowo zaniżają tę wartość, by urządzenie mimo długiej gwarancji szybciej ją utraciło z tytułu przekroczenia limitu wykonanych kopii.
• Częstotliwość przeglądów - nie powinna być mniejsza niż 3 miesiące; zależy to również od miesięcznego limitu kopii.
• Czas reakcji - serwis znajdujący się w odległej lokalizacji powinien zapewnić obsługę gwarancyjną do 3 dni. Serwisy autoryzowane korzystają z sieci dealerskiej danego producenta i są w stanie zapewnić gwarancję na terenie całego kraju.
• Renoma serwisu - warto zwrócić uwagę, czy serwis jest autoryzowany, ponieważ musi on spełniać szereg wymogów producenta (częsta wadliwa praca urządzenia może wynikać z braku odpowiednich kompetencji serwisantów).

Koszt utrzymania urządzeń najmniejszych jest dla nas najdroższy. Małe urządzenia po wydrukowaniu 2500 stron miesięcznie mogą trafić do utylizacji. Założone obciążenie (2500 stron) jest znikome dla urządzeń z dużej grupy roboczej i dla kopiarki ze średniej grupy roboczej. Te urządzenia są konstrukcyjnie przygotowane do dużych obciążeń i mają bardzo długą żywotność.

Koszty poboru prądu natomiast nie mają znacznego wpływu na koszty eksploatacji urządzenia. Są one zbliżone w przypadku używania zarówno urządzeń małych, jak i dużych. Mit o "energożernych" dużych urządzeniach możemy uznać za przesadzony.

Opracowano:
Sebastian Rorbach
Xline sp. z o.o.

Dodano: 1 lipca 2011 Zaktualizowano: 18 listopada 2016