Wybór kserokopiarki do biura

Chcąc dokonać zakupu kserokopiarki do biura, często zastanawiamy się, czym powinniśmy kierować się przy wyborze tego rodzaju sprzętu, by nasz wybór okazał się trafny. W moim artykule przedstawiam Państwu kilka wskazówek, dzięki którym wybór lub samo zorientowanie się w posiadanych funkcjach pomogą Państwu porównać urządzenia i zrozumieć ich specyfikację.

Monochromatyczna A3 a kolorowa A3 - jaka jest różnica?

Każda kserokopiarka w swojej specyfikacji ma określony format, który jest w stanie obsługiwać. Tak więc format A3 oznacza to, iż dane urządzenie może drukować dokument (i inne) na papierze o formacie nie większym niż szerokość 297 mm, długość 420 mm. Przy kserokopiarce do formatu A4 oznacza to, iż dane urządzenie może drukować dokument (i inne) na papierze o formacie nie większym niż szerokość 210 mm, długość 297 mm.

Nazwa “monochromatyczna” oznacza, iż kserokopiarka (bądź urządzenie) przeznaczona jest do wydruków tylko czarno-białych. Materiały eksploatacyjne do tego typu urządzeń są elementami wymiennymi (w przypadku marki Kyocera: jeden toner czarny, jeden bęben ceramiczny, jeden zespół utrwalania, jeden zespół wywoływania). Zaś nazwa “kolorowa” oznacza, iż kserokopiarka (bądź urządzenie) przeznaczona jest do wydruków czarno-białych i kolorowych. Materiały eksploatacyjne do tego typu urządzeń są elementami wymiennymi (w przypadku marki Kyocera: cztery tonery zgodnie z zasadą czterech podstawowych kolorów CMYK, cztery bębny ceramiczne, cztery zespoły wywoływania, jeden zespół utrwalania).

Przy podejmowaniu decyzji odnośnie do wyboru urządzenia należy przeanalizować potrzeby, jakie firma, osoba fizyczna czy prawna posiada. Warto odpowiedzieć sobie na podstawowe pytania takie, jak: co będę drukować, czy wydruk musi być kolorowy, jakiego formatu dokumenty będę drukować? Po udzieleniu odpowiedzi na te pytania, będziemy już wiedzieć, z jakiego segmentu katalogowego będziemy korzystać.

Stan urządzenia (nowa czy używana) - co wybrać?

Urządzenia biurowe (takie jak kserokopiarki, drukarki) dzielimy na urządzenia nowe z gwarancją producenta i na poleasingowe (używane) z możliwością dokupienia gwarancji od autoryzowanego serwisu danej marki. Warto zastanowić się nad naszymi wymaganiami co do urządzenia, które chcemy mieć (czy musi być nowe).

Maksymalna liczba kopii – wydajność urządzenia

Należy zwrócić szczególną uwagę przy zakupie kserokopiarki na koszty eksploatacyjne urządzenia. Trzeba określić, ile mniej więcej zamierzamy drukować, kopiować stron miesięcznie. Po ustaleniu takich danych mamy określoną liczbę wydruków, które urządzenie powinno wykonać bez problemu. Warto pamiętać, że tusze czy tonery również posiadają swoją wydajność, która może być mniejsza lub większa niż ta, którą Państwo potrzebują. Konsekwencja przeoczenia tak istotnej sprawy może wygenerować bardzo duże i niepotrzebne koszty.

Dla zobrazowania posłużmy się przykładami.

Przykład 1.:

wydajność miesięczna to 3 000 stron, toner do urządzenia ma wydajność na 1 000 stron - musisz kupić 3 tonery, aby móc drukować przez miesiąc!

- musisz kupić 3 tonery, aby móc drukować przez miesiąc!

Przykład 2.:

wydajność miesięczna to 3 000 stron, toner do urządzenia ma wydajność na 7 200 stron

- kupując 1 toner, przez 2 miesiące nie robisz dodatkowych zakupów tonerów!

Podsumowując, zanim dokonamy zakupu, warto zastanowić się nad wydajnością i przeanalizować własne potrzeby.

Opracowano:
Marta Lesiak
Polso II Sp. z o.o.